Plusieurs fabricants de produits d'incontinence proposent des logiciels permettant une gestion des consommations et du budget incontinence, une manière intelligente de fidéliser les clients.

Ces logiciels fonctionnent à peu près de la même façon : il suffit d'entrer les noms des résidents dans la base de données et d'entrer leurs besoins en types de protections, la fréquence de change. Le protocole de change est également introduit ce qui génère, en associant à chaque produit un prix, le coût par incontinent et le coût annuel pour la structure.

Aurélie Deloffre, déléguée technico-commerciale Abena-Frantex, nous indique que le coût par incontinent doit se situer entre 0,60€ à 1,10€. "Quand on dépasse 1,10€, il y a des soucis de coût par résident et il faut intervenir pour savoir pourquoi il y a un dépassement de consommation et mettre en place des mesures de correction. Le logiciel Heraclite permet vraiment de maîtriser le budget d'un établissement".

En attribuant un GIR à chaque résident, le logiciel permet d'en déduire le GMP de l'établissement de manière automatique et le coût moyen par GIR. "C'est un outil intéressant pour le directeur car cela permet de prévoir le budget annuel à consacrer à l'incontinence et quelles sont les évolutions prévisibles de la consommation". Maîtriser le coût annuel est important car le budget des produits fait partie du budget dépendance qui n'est pas élastique.

Témoignage :

Mme Nathalie Cattaud, est cadre de santé à la résidence La Quiétude à Le Pont de Beauvoisin (73). La résidence où elle travaille et qui dépend du CCAS, est une petite structure de 26 lits. Ayant changé de fournisseur, elle utilise le logiciel fourni par Abena-Frantex, un outil qui l'aide à passer commande facilement, et à répondre de manière rapide et argumentée à sa direction.

"Avant nous n'utilisions pas de logiciel mais quand nous avons fait le choix d'un nouveau fournisseur, il nous fallait utiliser le logiciel pour passer nos commandes. Nous n'utilisons pas toutes les fonctionnalités du logiciel mais pour moi il représente un gain de temps. Chaque résident est entré dans le logiciel avec les types de protection qu'il met. Dans les résidences, les aides soignantes ont en général un chariot avec plein de changes dessus et elles prennent ce qu'il faut. Chez nous ce n'est pas organisé comme cela. Les changes d'un résident sont stockés dans un placard de la chambre cela nous permet de réapprovisionner simplement en complétant le stock. A partir de cela on peut savoir les besoins du résident sur la quinzaine ou sur le mois, et le type de protections utilisées.

L'autre fonctionnalité concerne la manière de passer la commande: tous les quinze jours je sais par exemple que je dois avoir tant de cartons de telle protection et tant de cartons d'une autre. S'il ne me reste qu'un carton, le logiciel m'indique qu'il m'en fallait 2 et complète le bon de commande. On pourrait faire la même chose par écrit ou sur excel en faisant des tableaux mais cela prendrait beaucoup de temps".

Et la fonction du coût moyen ?

"Oui je m'en sers pour renseigner mon directeur quand il me demande la consommation annuelle. Cela nous permet également de comparer la consommation réelle par rapport à ce qui était prévu. Nous éditons également des statistiques concernant les facturations et le budget annuel. Sur 26 résidents nous n'en avons que 4 qui sont continents".