Dans la salle de formation de l'EHPAD Jeanne-Bacon de Villers-Bocage (Calvados), ils sont douze. Bloc et stylos à la main, ils viennent pour apprendre à écrire plus vite et plus clair. " J'ai du mal à aller à l'essentiel, explique Daphné, l'ergothérapeute, je me perds souvent dans les détails. " Sophie, la responsable de formation, a une autre difficulté. " J'ai tendance à faire des phrases très longues, reconnaît-elle. Je perds du temps à les tourner. " Il y a aussi Dominique, responsable de la cuisine centrale. " La culture de la traçabilité se met en place, argumente-t-il. Ecrire fait partie de mon poste. " Et aussi Frédérique, IDE coordonnatrice, Agnès, adjointe administrative, Eric, maître-ouvrier,... Bref ! Dominique Hansen, directrice de l'établissement, a vu juste. Chacun dans un EHPAD est amené à écrire et peut donc gagner en efficacité*.

L'efficacité, c'est à la fois écrire plus vite et être compris par son lecteur. Le premier principe tient en trois mots : le message essentiel. Le message essentiel ou l'information que le lecteur doit retenir. Ne pas le cerner, c'est à coup sûr perdre du temps dans la rédaction. Le déterminer, c'est structurer ses écrits en quelques instants. Les participants acquiescent : déjà un premier outil ! Du principe, le groupe va vite passer à la pratique. " On mémorise 80% de ce qu'on fait contre 20% de ce que l'on entend !", rappelle la formatrice. Pour Jerôme, Daphnée et les autres, il s'agit maintenant de résumer un article de presse. Les stylos s'agitent...

" Le style est un faux problème ! "

De réécriture en rédaction, les participants s'approprient la notion de message essentiel. Il faut maintenant s'attaquer à l'écriture d'un texte complet. Les visages se tendent... " Le style est un faux problème, rassure l'animatrice. L'écrit professionnel n'est pas de la littérature ! " En d'autres termes, des techniques existent : nombre de mots dans la phrase, nombre d'idées... Vite une nouvelle série d'exercices, tirés ou non de l'univers professionnel. Plus tard, le groupe zoome sur la ponctuation, si souvent malmenée. Le temps d'une pause café et on aborde un autre aspect important : la rigueur du texte. Adapter le style à son destinataire mais aussi débarrasser le texte de ses pollueurs : adverbes, participes présent, usages inappropriés ou barbarismes, mots pauvres. " Le verbe " permettre " vient spontanément ! ", remarquent les stagiaires. Dix minutes plus tard, la démonstration est faite : il est facile de remplacer ce mot et le texte y gagne en clarté.

S'ensuit la séquence mise en page - choix des polices de caractères, des attributs,... -. La dernière partie du stage porte sur l'analyse et la récriture des documents des stagiaires : transmissions, courrier aux familles,... Avec les règles de l'écriture efficace, c'est désormais un jeu d'enfant !

* : dans le questionnaire d'évaluation, les 12 participants déclarent que la formation a répondu à leurs attentes.

Écrire avec efficacité

Formation proposée par Géroscopie Formation

Durée : 2 jours

12 participants maximum

Pour plus d'informations : rendez-vous sur http://www.geroscopie.fr/formations.html ou contactez le service client au 01 42 53 31 07.