« L'inventaire physique, le passage de la commande, la réception, le déballage, le contrôle des colis, la mise en stock, la comptabilité, l'enregistrement, le recouvrement... Toutes ces étapes du processus d'achat vont mobiliser des salariés en EHPAD et donc du temps de travail. On arrive à un coût estimé du processus d'achat (hors prix des produits) de 120 € par commande. Ce sont des coûts invisibles que l'on oublie de prendre en considération. Les EHPAD cherchent à optimiser les organisations, à faire en sorte que les équipes consacrent le plus de temps possible aux résidents au lieu de gérer des commandes ou de déballer des cartons », explique Frédéric Gente, directeur général de la CACIC, centrale de Référencement de la Santé.

Ce constat est à l'origine du lancement, en 2013, de la plateforme d'achat Cacic-Ehpad, première plateforme achats-performants dédiée aux 1200 établissements médico-sociaux adhérents de la CACIC. Objectif ? Optimiser le rythme des commandes et des livraisons pour les dispositifs médicaux, les produits d'incontinence, les pansements, les compléments nutritionnels, les dispositifs médicaux à usage unique... Autant dire des achats qui ont une fréquence récurrente dans les EHPAD.

« Ce type de plateforme existe depuis longtemps dans le secteur de l'alimentaire par exemple. La CACIC a créé ce nouveau marché pour les secteurs de la santé et du médico-social », ajoute Frédéric Gente. « Le recours à la plateforme permet aux EHPAD d'harmoniser leurs pratiques, d'optimiser la traçabilité des flux, la gestion des stocks, la récurrence des commandes. Un EHPAD qui parvient à mettre en place une commande globale une fois par mois à un jour défini permet d'améliorer l'organisation du travail des équipes soignantes. Dans un contexte budgétaire sous tension, il est fondamental de proposer aux établissements de santé et médico-sociaux des solutions d'achat globaless bonifiant les comptes d'exploitation », souligne Frédéric Gente.

Mutualisation des achats et des flux

Début 2017, la centrale de référencement Helpevia a lancé, à son tour, Oui Care une plateforme logistique spécialement dédiée aux EHPAD, MAS, FAM et longs séjours aux établissements de moyens et longs séjours. « La demande est issue du terrain. Pour les dispositifs médicaux, les achats en EHPAD étaient dispersés, inefficaces, la gestion des stocks et de l'approvisionnement n'était pas cohérente. Nous avons donc constitué un groupe de travail avec des infirmiers référents et des directeurs d'EHPAD qui a abouti à cette plateforme de distribution », explique Eric Tabouelle, président-directeur général d'Helpevia.

La plateforme Oui Care propose, elle aussi, les dispositifs médicaux du forfait jour, des compresses, des produits de soins, des gants de toilette, des produits d'incontinence, des compléments nutritionnels oraux, des produits de nursing, de parapharmacie.

Ces plateformes, CACIC-EHPAD ou Oui Care, ont un objectif commun : faciliter les achats selon la logique suivante : un seul point de commande, une seule livraison, une seule facture pour tout permettant d'obtenir de meilleurs tarifs. Pour les établissements, cela représente une économie de frais de port et de temps en passage des commandes. « Une cinquantaine d'EHPAD utilisent actuellement cette plateforme Oui Care. La livraison se fait directement auprès des établissements selon un cadencier adapté et modulable en fonction de leurs besoins. Des commandes ponctuelles seront possibles, avec un franco faible, pour répondre aux dépannages sous 24h. Cette mutualisation des achats et des flux a permis de réaliser des économies sur les budgets de 12 à 15% », précise Eric Tabouelle.

« La plateforme CACIC-EHPAD, permet aux établissements d'optimiser la maîtrise budgétaire liée à la fonction achats et d'allouer les gains obtenus (prix, rationalisation, mutualisation, approvisionnements...) à la production des soins et aux investissements », se satisfait, pour sa part, Frédéric Gente.