Les visites à domicile, à l'hôpital ou en institution permettent de vérifier l'exactitude des données inscrites sur les dossiers de demande d'admission déposés sur Via Trajectoire.

Les visites de préadmission sont effectuées par 3 agents :

La secrétaire chargée de l'accueil réceptionne les dossiers, organise les visites (appel des familles, de l'institution où se trouve le futur résident), fait visiter l'établissement aux familles, délivre les informations administratives (APA, facturation, APL, etc.).

L'aide-soignante référente évalue le GIR réel du futur résident grâce à un questionnaire type. Elle vérifie la concordance du dossier déposé et l'état de santé de la personne. Elle présente l'établissement, en insistant notamment sur son fonctionnement (heures des repas, animations etc.).

Le cadre de santé vérifie les aspects médicaux du dossier.

Il est demandé aux familles d'être présentes lors de l'entretien afin de recueillir les informations les plus complètes et les plus justes possibles (le futur résident peut souffrir de troubles cognitifs importants).

La décision finale de l'admission revient au Directeur après consultation de l'aide-soignante référent, du cadre de santé et du médecin coordinateur.

L'intérêt des visites de préadmission

Elles permettent d'évaluer objectivement l'état de santé du futur résident, pour préparer et anticiper son entrée dans l'établissement. Elles favorisent une mise en place adaptée des dispositifs médicaux et paramédicaux, des moyens nécessaires à l'optimisation de l'accompagnement.

Ces visites améliorent la connaissance qu'ont les équipes du futur résident et rassurent ce dernier en initiant un premier contact avec l'équipe. Elles augmentent les chances de réussir au mieux l'intégration et satisfont les familles qui sentent l'intérêt porté à leur aïeul. Elles diminution aussi le sentiment de rupture lors de l'entrée en institution.

C'est sans compter la promotion de la résidence auprès des autres structures car ces visites créent du lien et de la coopération avec les établissements de santé.

Des difficultés à ne pas minimiser

L'équipe doit mettre à jour et compléter les dossiers déposés sur la plateforme Via Trajectoire. Ce qui exige du temps et de la disponibilité. L'établissement envoie également trois agents pour chaque admission potentielle. Cela impose une gestion et une coordination rigoureuses.

Au cours des 4 dernières années, l'établissement a enregistré un nombre croissant de visites de préadmission, en grande partie dues à la mise en place de la plateforme Via Trajectoire Ce dispositif facilite les demandes multiples vers les EHPAD. En 2017 et 2018, les demandes ont considérablement augmenté par rapport aux années précédentes où un dépôt papier était exigé.

Impact en termes de ressources humaines

Le dispositif impacte largement la gestion des ressources humaines. En effet, ce dispositif de visites de préadmission permet au personnel d'appréhender et de considérer son travail différemment. Depuis 4 ans, on observe une nette amélioration de l'expertise d'accueil des résidents, ce qui rend la vie de l'établissement plus agréable et facile pour tout le monde.

Sylvain Guillaume

Directeur de la Résidence Le Grand Pré