Depuis 2014, le mandat SEPA remplace la demande et l'autorisation de prélèvement.... et simplifie le sujet du règlement des frais de séjour en EHPAD. La solution séduit de plus en plus d'établissements. Pour la mettre en place, l'établissement doit disposer d'un ERP (progiciel de gestion intégré) ad hoc. Tous les logiciels ne proposent pas la fonctionnalité permettant d'opérer des prélèvements automatiques sur le compte des résidents. Aussi c'est souvent de la mise en place d'un nouvel ERP que la fonctionnalité est utilisée. Si le logiciel gère cette option, elle apparait dans un onglet/bouton SEPA

Avantages

- simplicité pour l'EHPAD,

- simplicité pour le résident et/ou sa famille,

- relations facilitées entre l'EHPAD et le résident/sa famille

- pas de dépôt de chèques,

- visibilité sur la trésorerie : les sommes arrivent à une date connue sur le compte bancaire de l'établissement.

Limites

- Le prélèvement SEPA n'est pas utilisable pour les bénéficiaires de l'aide sociale.

Mise en oeuvre

Demander à sa banque

- l'accord préalable d'émettre des SEPA

- un ICS (Identifiant Créancier SEPA). Si l'établissement a déjà un ICS, le préciser à la banque

Faire signer un mandat de prélèvement SEPA (voir modèle ci-joint) à chaque résident. Ce mandat formalise l'accord du résident. L'EHPAD demande alors à la banque du résident de débiter son compte du montant prévu dans le mandat. Le résident n'a rien à envoyer à sa banque.

Annoncer la nouveauté par courrier à l'attention des résidents et des familles

Comment ça marche ?

Créer une remise de prélèvements dans le logiciel de facturation.

Valider les RIB dans l'application. Pour les nouveaux résidents ou pour le premier prélèvement, cette validation génère automatiquement un code RUM (référence unique de mandat). En cas de changement d'ERP, le code RUP précédent utilisé reste valable.

Le logiciel génère alors un prélèvement ("First' pour le premier prélèvement, "recurrent" pour les suivants) en format codé spécifique).

Transférer le fichier EDI directement à sa banque via internet.?Pour le premier prélèvement SEPA, la banque du débiteur doit recevoir l'instruction au plus tard 5 jours ouvrés avant la date de débit. Pour les prélèvements suivants d'une série, ce délai est ramené à 2 jours ouvrés.

Prévoir la mention " paiement par prélèvement automatique " dans la rubrique Mode de paiement.

Cas spécifiques

- Rejet de prélèvement?Lorsque le compte du résident n'est pas suffisamment approvisionné.

Lorsqu'un prélèvement est rejeté, il est représenté plus tard. L'opération génère des frais bancaires pour l'EHPAD. Ils sont refacturés au résident. C'est pour éviter cette situation que la date de prélèvement est fixée généralement 10 jours après la facturation.

- Régularisation en cas d'arrivée tardive de l'arrêté de tarification

Le montant prélevé par SEPA peut être variable. Certains logiciels gèrent la régularisation des factures. Dans le cas contraire, le calcul se fait manuellement.

- Fin du mandat

- décès du résident : si le compte prélevé est celui du résident, les prélèvements sont bloqués automatiquement.

- départ du résident : c'est au titulaire du compte prélevé d'informer sa banque et l'EHPAD de la révocation du mandat.

Impacts sur le contrat de séjour :

- Citer le prélèvement SEPA dans les modalités de paiement.

- Intégrer un modèle de formulaire SEPA, tel que le résident ou le payeur devra le signer.

- Indiquer

- la date d'envoi de la facture,

- la date de prélèvement (le délai entre les deux dates laisse le cas échéant le temps aux familles qui contribuent au paiement d'alimenter le compte prélevé),

- la procédure en cas de rejet (nouvelle présentation ou non, facturation des frais de rejet...),

- la procédure pour mettre fin au mandat.

A noter : le résident doit être informé 14 jours à l'avance par l'EHPAD de toute présentation de prélèvement SEPA avant la date de présentation de ce dernier (sauf si un délai différent est convenu entre les deux parties).

Encadré

Le SEPA est un espace unique de paiements en euros.

La règlementation européenne SEPA a mis fin le 1er février 2014 aux prélèvements et virements nationaux. Cette étape marque également la fin de l'utilisation du RIB (relevé d'identité bancaire) remplacé par le BIC et l'IBAN. Les paiements peuvent désormais être émis et reçus dans les 34 pays de la zone SEPA aux mêmes conditions que celles des paiements nationaux.

BIC (Bank Identifier Code) : code unique composé de 8 à 11 caractères. Il permet d'identifier un établissement bancaire.

IBAN (International Bank Account Number) : numéro unique de 27 caractères (pour la France). Il permet d'identifier un compte bancaire dans un des 34 pays de la zone SEPA.

Informations obligatoires du mandat d'Europrélèvement SEPA :

- la RUM (Référence Unique de Mandat) identifiant de manière unique le mandat, déterminée par votre Créancier.

- les données concernant le Débiteur : son nom, adresse et coordonnées bancaires BIC/IBAN

- les données concernant le Créancier : son nom, adresse et ICS (Identifiant Créancier SEPA)

- le type de paiement : ponctuel (unique) ou répétitif (récurrent)

- la date et lieu de signature

- la signature du Débiteur

Informations complémentaires possibles :

- l'identifiant du débiteur (SIREN, ...)

- les données concernant le tiers débiteur (lorsque le débiteur paie les créances pour le compte d'un tiers. Ex : un parent) : son nom et éventuellement son identifiant

- les données concernant le contrat : son numéro/référence, son objet...

Encadré :

imposer le prélèvement automatique obligatoire comme unique mode de paiement est une clause abusive selon la DGCCRF. Imposer un supplément 2 euros supplémentaires par mois pour paiement par chèque constitue également une clause abusive.

Recommandation n°85-03 concernant les contrats proposés par les établissements hébergeant des personnes âgées