Plus que jamais l'heure est à l'économie. Dans un contexte budgétaire de plus en plus contraint, les EHPAD doivent trouver de nouvelles marges de manoeuvres financières afin de pérenniser leur activité. Et ce, sans remettre en cause la qualité de leurs prestations. Les achats qui représentent 20 à 25 % du budget d'un EHPAD doivent répondre à un double enjeu : conserver un niveau de qualité élevé dans l'accompagnement des résidents et améliorer les conditions de travail des salariés... avec des coûts rationalisés.

Mais bien acheter demande du temps et de l'expertise. Un défi qui n'est pas évident à relever pour les directeurs d'EHPAD souvent seuls aux commandes.

La mutualisation, principal levier de la performance des achats, est désormais bien ancrée dans la culture médico-sociale et dans les pratiques des établissements. Groupements de coopération sociale et médico-sociale ( GCSMS ), association d'établissements, groupements d'achats, groupements de commandes régionaux... permettent d'atteindre des volumes d'achats plus importants, de rationaliser le panel de fournisseurs, ce qui facilite l'obtention de meilleurs prix, mais aussi de capitaliser sur le partage d'expériences et bonnes pratiques et de mettre en commun les compétences.

« L'AGAP ne se contente pas de faire bénéficier les établissements adhérents des meilleurs prix d'achats : elle a vocation à accompagner ses adhérents et à capitaliser sur le partage d'expériences et de bonnes pratiques tant sur l'utilisation efficace des produits que sur la mutualisation des ressources visant à réduire les coûts de fonctionnement », précise l'Association de Groupements d'Achats Privés (AGAP) Lorraine.

Professionnaliser les pratiques

Pour atteindre une performance des achats, les directeurs d'EHPAD doivent également s'engager dans une professionnalisation de leurs pratiques. De fait, les centrales de référencement (CACIC, CAHPP, Helpevia...) leur proposent un accompagnement et du conseil dans la mise en relation avec les fournisseurs et accompagnement dans les démarches (audits, études de prix, analyses des besoins, choix des fournisseurs, etc.). Pour accroître sa capacité à répondre encore mieux aux enjeux du secteur sanitaire et médico-social, l'Union des groupements d'achats publics (UGAP) centrale d'achat a créé, en septembre dernier, une "direction santé" qui regroupe les fonctions achat, marketing, relations institutionnelles et développement commercial. Le but de l'UGAP est de développer une offre de services dédiée au secteur de la santé prenant en compte l'ingénierie SI, le conseil, l'innovation, le financement, la logistique, etc. « La réunion de toutes les énergies et compétences hospitalières et médico-sociales de l'UGAP permettra à l'établissement public de répondre rapidement aux spécificités et attentes des décideurs hospitaliers, notamment en matière d'innovation, en leur apportant des solutions à la fois économiques, technologiques et organisationnelles », souligne Sébastien Taupiac, nommé à la tête de cette nouvelle direction.