Ce que dit la loi

Pour les agents en travail continu, la durée quotidienne de travail ne peut dépasser 9h00 dans la FPH 1 (10h00 dans la FPT 2 pour les équipes de jour) et 10h00 pour les équipes de nuit.

Les agents en travail discontinu ne peuvent travailler plus de 10h30 dans la FHP et 12h00 dans la FPT. Cette amplitude ne peut être fractionnée en plus de 2 séquences d'une durée minimum de 3h00. Le temps d'habillage et de déshabillage est intégré dans le temps de travail. Les temps de pause sont également compris s'ils ne permettent pas à l'agent de s'absenter.

Le décompte et la répartition du temps de travail peuvent être hebdomadaires, par quinzaine et par cycles d'1 à 12 semaines maximum. La durée hebdomadaire moyenne ne peut être supérieure à 44h00. Calculée sur l'année, l'horaire moyen est égal à 35h00 hebdomadaire. Une pause de 20 minutes est obligatoire après 6h00 de travail.

Dans la FPH, la durée de repos ininterrompue entre deux prises de service est de 12h00. Dans le privé, elle est de 11h00 et peut être réduite à 9h00 pour le personnel assurant le lever et le coucher des usagers.

Ce qu'il se passe dans la réalité

Parmi les facteurs de risques psychosociaux mis en évidence par la littérature scientifique, le temps de travail et le manque d'effectifs sont clairement mis en évidence en EHPAD. Générant : une augmentation de l'absentéisme, du turn over et des difficultés pour remplacer le personnel et recruter de nouveaux employés du fait des conditions de travail dont l'EHPAD se fait l'écho (intensité de travail, temps de travail, insécurité des situations de travail, exigences émotionnelles, autonomie insuffisante, mauvaise qualité des rapports sociaux sur le lieu de travail, conflits de valeurs).

Dans ce contexte, la gestion des plannings devient un exercice d'équilibriste souvent sans filet. On parle de gestion à flux (très) tendu. L'évaluation des organisations de travail en EHPAD révèle qu'il n'y a pas de distinction entre les métiers d'aide-soignant et d'ASH. Les temps de transmissions sont souvent importants, les horaires des postes de travail multiples et pas forcément conçus et adaptés aux habitudes de vie des résidents. Les personnels se retrouvent souvent en pause en même temps et l'absentéisme est élevé (plus de 25 jours par agent).

Une confusion entre effectifs et postes de travail

On observe en EHPAD un manque de maîtrise des notions d'équivalent temps plein (ETP), d'effectif rémunéré, d'effectif rémunéré présent, d'effectif autorisé... Et c'est sans compter les difficultés rencontrées par les cadres et liées à la gestion du temps hors réglementation (horaires discontinus, durée annuelle opposable, décompte de la maladie, etc.), le décompte du temps en heures et jours (fériés, hors saison, etc.), l'absence de cycles de travail (mais des plannings "à la carte"), le rappel fréquent d'agents en repos, les règles de décompte du temps différentes d'une unité à l'autre, l'absence de logiciel de gestion du temps...

Les solutions à explorer

Depuis quelques années, de nombreuses enquêtes sur l'organisation du temps du personnel soignant en EHPAD fleurissent. Leur constat est unanime et leurs propositions convergent : augmentation du temps de présence IDE - AS avec une collaboration plus forte entre AS et IDE, notamment pour réaliser les soins de nursing, suppression des horaires "coupés" et des des bascules après-midi/matin, proposition d'amplitudes variables pour équilibrer la charge de travail, présences identiques d' IDE la semaine et le week-end, distinction des agents en bio nettoyage avec des cycles de travail en 7h, ajout du référent hôtelier dédié les samedis et dimanches sur 7h...

Pour gérer le temps de travail et suivre les effectifs

En ce qui concerne la durée de travail, il est nécessaire d'appliquer strictement la réglementation. Les personnels doivent ainsi bénéficier de pauses identiques le matin et l'après-midi dans le contexte de postes en 12h00. Les pauses sont prises à 2 ou 3 agents, le roulement leur permet ainsi de ne pas être dérangés et d'en respecter la durée. Attention, le temps de repas n'est pas compté dans le temps de travail.

Introduire des cycles de travail

Le décret 2000-9, en introduisant des cycles de travail, permet d'établir une équité de présence pour les agents. Il consolide le " bas de planning " en termes de couverture de besoins en simplifiant l'élaboration des plannings (à condition d'utiliser un logiciel de gestion du temps).

Pour lutter contre l'absentéisme, il peut être utile de supprimer les horaires discontinus, d'introduire un management solidaire, de passer en 12h00 (1/3 de jours en moins à venir travailler) et de rééquilibrer la charge de travail sur la journée.

Il n'existe malheureusement pas de réponse simple et formelle à la question de la gestion des plannings des personnels.

Répondre aux besoins d'accompagnement des établissements demande avant tout d'en analyser la singularité en terme d'organisations du temps de travail et de tâches à réaliser.

Le partage des expériences permet d'identifier des " trucs ", des orientations, des tendances de ce qui semble mieux fonctionner sans certitude absolue.

Pour faire face aux aléas et aux dysfonctionnements, les marges de manoeuvre demeurent néanmoins restreintes, la condition d'une meilleure gestion des plannings semblant encore et toujours liée aux ressources humaines allouées, n'en déplaise aux systèmes de gestion des plannings informatisés.

Encadré : Trucs et Astuces de pro : l'IPN

Avant de mettre en place un roulement, le calcul de l'IPN (Indice de Personnel Nécessaire) permet de savoir immédiatement s'il est possible de tourner efficacement avec l'effectif disponible.

Pour le calculer, multipliez le nombre de postes nécessaires par le nombre d'heures de travail / jour et le nombre de jour de travail. Divisez ensuite le tout par le temps de travail annuel.

Exemple : Pour obtenir 7 agents le matin et 6 le soir ,7 jours sur 7 et en journées continues de 8 h : (7+6) x 8 x 365/1547 = 24

Il faudra compter sur un effectif de 24 agents (pour réaliser des journées continues)

Source : Service communication A.S.T. LOR'N / septembre 2011

CNEH - ARS Franche Comté - Journée IDEC - 2 octobre 2012 - A. Lucas