Dématérialisation, archivage numérisé, pilotage en temps réel sont les maîtres mots car il s'agit d'être efficace au moindre coût, surtout quand on doit gérer de nombreux sites et des activités variées. Presque tous les éditeurs proposent aujourd'hui des gestions en mode Saas.

Prenons l'exemple de la comptabilité avec la société Yooz et un des leaders du monde des EHPAD : DomusVi. Nous avons demandé à Sophie Blahuta, directeur de projet informatique, pourquoi et comment elle utilise ce logiciel pour la comptabilité des 200 sites du groupe dont 185 EHPAD et 14 résidences non médicalisées.

Pourquoi avez-vous choisi le logiciel Yooz ?

Nous avons choisi ce logiciel en 2011 suite à la mise en place d'un logiciel de gestion d'entreprise (SAP) et nous avons cherché une solution pour rattraper un retard sur la comptabilisation des factures fournisseurs.

Quel était l'avantage ?

Dans une période de forte réorganisation, Yooz s'avère un outil structurant, simple d'utilisation et de déploiement., avec un coût de mise en oeuvre accessible. Dix sites pilotes l'ont utilisé en 2012. Ensuite, nous avons enclenché le déploiement sur tous les sites.

Cela concerne uniquement les factures fournisseurs ?

Oui, nous sommes restés sur le périmètre factures fournisseurs parce que c'était notre besoin.

Peut-on aller plus loin avec ce logiciel ?

Certains cabinets d'expertise comptables sont intéressés pour avoir plus d'informations et d'éléments qui transitent par Yooz.

Aujourd'hui chaque résidence accède au logiciel pour vérifier les factures papier importées vers l'application par l'intermédiaire d'un petit scanner dédié appelé Yoozbox ou intégrées directement dans Yooz via une fonctionnalité de capture email. Ensuite les résidences accèdent à la fonction validation.

Cela génère des économies ?

Oui, l'utilisation de Yooz est moins coûteuse que les frais postaux que nous avions. Mais notre vrai gain est de pouvoir payer nos fournisseurs dans les temps, d'éviter les pertes de factures et de supprimer les tensions qui pouvaient exister...

En même temps cela crée un archivage numérique ?

Nous sollicitons Yooz pour pouvoir disposer d'un archivage légal et de pouvoir remonter à la facture d'origine. L'arrêté du 22 mars 2017, publié au journal officiel du 30 mars 2017 assouplit les conditions d'archivage des factures papier qui peuvent désormais être conservées au format numérique (PDF) sous certaines conditions. L'arrêté est appliqué depuis le 31 mars 2017. Nous travaillons avec un cabinet conseil qui nous recommande les bonnes pratiques pour arriver à un archivage électronique structuré sur l'ensemble. Il faut aussi disposer d'un outil de recherche avancée car nous devons être capable d'aller faire des recherches intelligentes dans les archives pour retrouver les données des 200 résidences, sur plusieurs années, en cas de contrôle ou de besoin.