Les 4 points clés :

1. L'avis d'appel à projets

Il est publié au Bulletin Officiel ou au recueil des actes administratifs de chaque autorité compétente. Il est également publié sur le site internet. Il peut porter sur un ou plusieurs besoins de création, de transformation ou d'extension de places.

Il précise :

les critères de sélection et modalités de notation ou d'évaluation qui seront appliqués,

le délai de réception des réponses qui doit être compris entre 60 et 120 jours à compter de la date de publication de l'avis d'appel à projet (AAP),

les modalités de dépôt des réponses ainsi que les pièces justificatives exigibles.

Le cahier des charges est annexé à l'avis d'appel à projet.

Il est possible de poser des questions (précisions complémentaires sur l'AAP ou le cahier des charges) et l'autorité a jusqu'à 5 jours avant l'expiration du délai de réception des réponses pour apporter une réponse.

Les questions et réponses sont anonymées et publiées dans une foire aux questions en ligne pour que tous les candidats puissent y avoir accès.

2. Le dossier du candidat

Attention à ne pas omettre de joindre les documents obligatoires mentionnés dans le cahier des charges.

a) Conseils :

Il ne faut surtout pas faire un copier-coller du cahier des charges. Le but étant pour le candidat de montrer sa capacité à faire.

Le meilleur plan est celui qui suit la trame de la grille des critères de sélection. En effet, c'est celle que suit l'instructeur, vous gagnerez donc en clarté et en lisibilité en la suivant. La cotation vous donne un indice sur l'importance d'un critère et vous le développerez en conséquence.

Par exemple sur les partenariats, on attend du candidat qu'il ait déjà fait un travail de prise de contact avec des partenaires potentiels. Soit par des conventions de partenariat soit des lettres d'intention a minima, elles doivent impérativement être annexées au dossier.

b) Points de vigilance :

Ce qui est fréquemment reproché aux candidats par les instructeurs c'est le manque de détails (voire l'absence totale) sur les éléments suivants:

Les modalités d'organisation et de fonctionnement,

Les outils de la loi 2002-2 adaptés au projet présenté,

Le calendrier de mise en oeuvre,

Le plan de formation,

Les partenariats,

L'étude des besoins,

Un budget prévisionnel conforme au cahier des charges.

3. La sélection des projets

Tous les candidats sont convoqués 15 jours avant la réunion de la commission de sélection qui a lieu entre 60 et 120 jours après la date limite de dépôt des dossiers. Les candidats sont représentés par une à deux personnes au maximum.

Un pré-classement est généralement transmis à la commission suite à l'instruction des dossiers par l'autorité en charge de l'AAP.

Déroulé de la commission: les représentants se présentent puis la personne qui a instruit le dossier lit une synthèse du projet devant la commission. Cette synthèse présente les points forts et les points faibles du dossier.

Il est vivement conseillé au(x) candidat(s) de prendre des notes pour pourvoir anticiper les questions qui pourront être posées par la suite et se préparer à y répondre.

Suite à cela, la parole est donnée aux candidats puis c'est aux membres de la commission de poser des questions sur le projet. L'audition dure généralement entre 20 et 30 min.

Cette étape est importante car c'est la commission qui procède au classement et à la notation définitive. Ainsi le candidat est noté sur son dossier mais il peut remonter grâce à sa prestation orale.

La commission classe les projets, cette liste vaut avis de la commission. Elle est publiée selon les mêmes modalités que l'avis d'appel à projet.

4. L'autorisation

Elle est délivrée dans un délai maximal de 6 mois à compter de la date limite de dépôt des projets.

La décision d'autorisation est notifiée au candidat retenu par lettre recommandée avec accusé de réception, elle est également notifiée aux autres candidats.

L'autorisation sera réputée caduque s'il n'y a pas de début de mise en oeuvre dans un délai de 3 ans à compter de la notification de la décision.