Données administratives (dossiers résidents), gestion économique et financière, ressources humaines (paie, plannings de travail), gestion des achats ou de la restauration, dossiers soins, démarche qualité, messagerie intranet et internet... L'informatisation régule l'accès à une ressource-clé du fonctionnement de l'EHPAD : l'information.

Une petite révolution dans la culture médico-sociale dans laquelle la transmission orale et écrite a longtemps régné. « L'informatisation de l'EHPAD apporte davantage de rigueur et d'organisation dans la prise en charge des résidents. Elle donne la capacité de gérer les différentes problématiques en interne et celles des intervenants extérieurs (libéraux, bénévoles). L'informatisation des pratiques de soins (circuit du médicament, dossier soins du résident) facilitent la continuité, la coordination et la qualité des soins par le partage d'information, la traçabilité, la sécurité. Les pratiques professionnelles deviennent plus transversales et coopératives», explique Grégoire de Rotalier, gérant et directeur de MALTA Informatique.

Michel Ziegler, directeur d'Algonis, informatique de l'association Adef Résidences insiste également sur la nécessité de considérer les logiciels informatiques comme des outils de management avant tout. «L'informatisation constitue un levier de modernisation de l'outil de travail des professionnels. Les directeurs d'EHPAD pensent souvent qu'ils sont destinés à leurs équipes mais pas à eux. Or, le projet de système d'information (SI) doit être porté par une équipe pluridisciplinaire et s'inscrire à part entière dans le cadre du projet d'établissement. On ne peut se limiter à un simple « j'achète un logiciel et je l'installe », avertit-t-il.

Au-delà du pilotage au quotidien, la gestion informatisée des informations permet à l'établissement de bénéficier d'indicateurs de fonctionnement, d'évaluation et ouvre de fait la possibilité à une gestion stratégique.

Enfin, l'ouverture des SI vers les acteurs et partenaires extérieurs à l'EHPAD (médecins, pharmaciens, centre hospitaliers, DMP, télémédecine) favorisera la logique de parcours de soins du résident avec une meilleure communication et un meilleur échange des informations. Reste toutefois à dépasser l'écueil de l'interopérabilité des outils.