Bilan du Plan Bleu

Ce bilan n'est pas obligatoire mais il permet d'améliorer le fonctionnement des services. Vous pouvez dès lors dresser le bilan d'éventuelles FEI (Feuilles d'Évènements Indésirables), évaluer le suivi du Plan, recueillir les commentaires des chefs de services et des équipes pluridisciplinaires pour comprendre les difficultés rencontrées (organisationnelles, fonctionnelles ou de maintenance...), décider par anticipation des mesures correctives, redéfinir les missions si besoin pour l'année à venir, revoir les supports de suivi et d'émargement, prévoir les achats pour l'année suivante...

Évaluation annuelle des personnels

Incontournable, l'évaluation est un moment privilégié entre le salarié et son supérieur hiérarchique qui doit répondre à plusieurs objectifs :

- Analyser l'année écoulée, au regard des objectifs professionnels institutionnels, mais également et surtout à titre individuel

- Dresser le bilan des compétences et savoirs acquis

- Définir ensemble les besoins en formation, les différents process et les objectifs de progression.

Lors de cet entretien, il convient d'utiliser et de valoriser :

- l'autocritique (fiche remplie par le salarié lui-même avant l'entretien et utilisée comme support d'échange),

- l'écoute active

- les qualités et compétences professionnelles individuelles mais aussi collectives,

- l'esprit d'équipe, la disponibilité, la qualité mais aussi l'efficacité du travail, le savoir vivre, le savoir faire et le savoir être.

- la bienveillance et la bientraitance.

Élaboration du Plan de formation annuel

Après l'évaluation annuelle de l'ensemble des salariés, il est nécessaire de rapprocher les besoins des envies exprimées, les exigences prioritaires de l'institution et les besoins et/ou obligations mises en exergue par la Convention Tripartite, les différentes évaluations (internes et externes), les COPIL, CODIR et revue de Direction, pour élaborer des programmes adaptés répondant aux objectifs.

Outre la sécurité incendie obligatoire, certains thèmes sont incontournables : la bientraitance, la démarche qualité, l'amélioration du travail en équipe, l'accompagnement de vie et soins palliatifs, voire les formations spécifiques destinées aux responsables maintenance... Il faut donc définir les axes prioritaires et prioriser les budgets nécessaires après les avoir proposer au CA ou au siège.

Planification de la rédaction des différents rapports d'activités

Le directeur coordonne et organise la rédaction des différents rapports d'activités (activités médicales, animation et vie sociale etc.) mais rédige aussi le sien. Il faut donc caler les dates butoirs de restitution en veillant à laisser une marge pour les immanquables imprévus.

La rentrée est le moment idéal pour revoir tranquillement avec son équipe, son COPIL ou son CODIR les éventuelles matrices, la méthode de travail et de rédaction, déterminer les contenus et élaborer ensemble les documents supports, définir les dates de rencontres interprofessionnelles, planifier une date de première restitution et définir la date butoir de restitution finale. Le directeur reste le garant de la qualité des écrits et de la pertinence des analyses proposées.

Organisation et planification du dernier Conseil de Vie Sociale (CVS)

La rentrée bouscule parfois l'organisation, la vie des résidents, des familles, des salariés. N'hésitez pas pour planifier ce dernier CVS au calme à vous rapprocher dès la première quinzaine du mois de septembre de la Présidence du Conseil de Vie Sociale et de ses membres . Fixez idéalement la date entre le mois d'octobre et la première quinzaine du mois de décembre.

Planification et organisation de la commission « menu » et/ou « restauration » automne hiver

Alors que le Plan Bleu vient de s'achever, que la température commence doucement à descendre, il est déjà temps d'anticiper les changements de saisons pour répondre aux goûts du terroir réconfortant qui se manifesteront à n'en pas douter lors des journées d'hiver. Commission restauration et/ou commission Menu doivent être organisées au plus tard fin septembre pour recueillir les souhaits des résidents, mobiliser le personnel de cuisine, anticiper les éventuels achats nouveaux, et proposer des actions correctrices si nécessaire. L'instant du repas est un moment important, convivial, de partage et de plaisir pour chacun. Chercher à garantir une bonne qualité de la restauration, et savoir s'adapter aux demandes, fait partie du rôle de chef d'orchestre du directeur.

CODIR, Convention Tripartite, Evaluation Externe, CPOM...

Le dernier trimestre est l'occasion de remettre en avant les axes d'amélioration et les actions décidées les mois précédents. Le retour des congés estivaux apporte une stabilité à l'organisation et il convient en tant que manager de rappeler les actions en cours qui ont parfois dû être suspendues pendant l'été, refaire le point sur les étapes parcourues et repréciser les attendus. La mobilisation du CODIR à la rentrée participe à la dynamique globale et pose la stratégie du dernier trimestre après une période estivale parfois éprouvante, ne serait ce qu'en terme de turn-over du personnel... Plans stratégiques, nouvelles missions et dernières délégations gagnent à être définies au plus tôt pour atteindre les derniers objectifs.

Elaboration du Business Plan

L'analyse de la situation économique, sociale, environnementale, concurentielle mais aussi architecturale ne peut être oubliée. L'anticipation est l'une des qualités du manager d'établissement médico-social. Il convient donc de réfléchir au business plan pour définir la stratégie et assurer équilibre entre qualité et financement, projet de soins et efficience. Commencer tranquillement son business plan, se donner le temps de la réflexion, organiser ses visites, envisager des stratégies, revoir ses hypothèses nécessite une organisation et des temps planifiés.

Préparation des budgets et des investissements

La maîtrise des coûts, la valorisation et la juste utilisation des ressources nécessitent un cadre budgétaire précis, guide incontournable pour le directeur. Pour ce faire, il faut analyser les coûts des 6 derniers mois mais aussi de l'année précédente.

Consulter le « Grand livre » est indispensable pour comprendre certaines situations ou dépenses exceptionnelles. Il faut également être vigilants au suivi de la masse salariale (promotion professionnelle, changements de coefficients, valorisation de diplôme qualifiant, embauches de nouveaux collaborateurs etc.).

Il faut aussi anticiper les achats de matériels identifiés tout au long de l'année et provisionner les investissements. Il est recommandé pour ces derniers, de faire établir 2 ou 3 devis.