Une durée de conservation doit être définie par l'ESMS au regard de l'objectif poursuivi lors de la collecte de ces données, sauf si un texte impose une durée déterminée d'archivage, notamment en fonction de la nature de l'information (données médicales ou non1) . Une fois cet objectif atteint, ces données doivent être archivées ou supprimées.

Différents types de conservation des données

Une donnée à caractère personnel obéit à un cycle de conservation qui peut être divisé en trois phases successives distinctes :

Archives courantes : Base active, données relatives aux affaires en cours. Elles sont fréquemment consultées.

Archives intermédiaires : Données conservées distinctement...