L'enjeu pour un établissement est crucial. De l'avis favorable ou non d'une commission de sécurité dépend l'autorisation administrative d'exploitation. En d'autres termes, l'autorisation d'ouvrir ou non un EHPAD. Alors si la commission se réunit bien tous les trois ans pour réviser ses autorisations, pas question d'attendre la convocation pour réunir les documents et réaliser les travaux nécessaires.

Réunir les documents administratifs

C'est la première étape mais elle est fondamentale. « De la bonne tenue des registres dépend la première opinion que se fait la commission de sécurité de l'établissement », explique Paul Lambert, responsable de maintenance dans un EHPAD associatif. « D'ailleurs si tout n'est pas en règle, n'hésitez pas à prendre les devants et à prévenir les membres de la commission. L'honnêteté et la transparence sont des gages de confiance. De toutes façons, les experts risquent de déceler les manques, alors mieux vaut anticiper. »

Si la plupart des documents sont fournis par des techniciens experts, le bureau de contrôle délivre trois attestations : la triennale SSI, le débit de désenfumage et la quinquennale ascenseur pour les attestations parachutes.

Pour la partie électrique, il est indispensable de réunir le Rapport de Vérifications Réglementaires en Exploitation (RVRE), le code du travail et le certificat Q18 pour l'assurance.

Les rapports sur les Systèmes de Sécurité Incendie ( SSI) doivent comporter la vérification annuelle mais aussi la triennale, qui mentionnent les débits de désenfumage, dont les débits initiaux parfois difficiles à obtenir.

Les rapports de bon entretien des ascenseurs. La visite périodique est annuelle, complétée d'une attestation de visite quinquennale. Le contrat de maintenance est obligatoire. Attention aux attestations parachutes, limiteurs de vitesse en descente, qui peuvent être un motif d'avis défavorable en cas de non présentation.

Et si l'établissement fonctionne au gaz, vous devez fournir les attestations prouvant la vérification d'étanchéité.

En ce qui concerne les chaufferies, le chauffagiste doit fournir un certificat de ramonage des brûleurs et indiquer les niveaux de combustion. A noter que le contrat d'entretien avec un chauffagiste n'est pas obligatoire.

Parallèlement, un organisme agrée va contrôler l'ensemble et fournir une attestation des certificats d'étanchéité des fluides frigorigènes pour les armoires froides positives ou négatives. « Pensez aussi aux visites semestrielles du mainteneur et aux vérifications annuelles des extincteurs », ajoute Paul Lambert. La liste de toutes les BEAS doit figurer dans le registre de sécurité (éclairages de secours vérifiés et remplacés si nécessaire).

Enfin, la formation des personnels est essentielle. Tous les salariés, y compris les intervenants de nuit, doivent suivre des formations deux fois par an. Ces formations, justifiées par attestations, intègrent les principes fondamentaux du feu. « Pensez à définir des fonctions précises pour chacun et à réunir les consignes dans un carnet disponible à l'accueil », ajoute Paul Lambert. « En cas de feu, les salariés peuvent paniquer. Des informations claires et accompagnées de photos des manoeuvres et organes de coupure (eau, gaz, électricité) facilitent l'action. Pensez aussi à établir une liste des résidents par étage. Cela permet de savoir qui est là ou pas. »

La commission de sécurité sur le terrain

Après l'étude de l'ensemble des documents administratifs, la commission se livre à une étude terrain en réalisant des essais techniques, normalement du haut du bâtiment vers le bas, le sens de l'évacuation. Elle demande le plus souvent un déclenchement incendie dans une circulation pour vérifier le désenfumage correct, les réactions du personnel, le fonctionnement du non stop ascenseur, les coupures et basculement du SSI sur le groupe électrogène ou la batterie de secours. Elle vérifie également l'ouverture des skydomes dans un escalier encloisonné.

La 2ème partie de la visite concerne les locaux techniques (chaufferie, TGBT, parkings où les stockages sont interdits...). « Attention à la propreté des locaux, alerte Paul Lambert. Le prestataire doit assurer l'entretien et la propreté de la machinerie. Un espace encombré et en désordre donne une mauvaise image de l'établissement. Autant mettre toutes les chances de son côté. »

Pensez enfin à la qualité de l'accueil. Recevez la commission dans un espace aéré et agréable. Offrez-lui une collation (café ou jus de fruits, bouteilles d'eau) et n'oubliez pas que si cette commission est « exceptionnelle » pour vous, il s'agit peut-être de la 3ème ou 4è de la journée pour l'équipe présente, et que les précédentes ne se sont peut-être pas bien passées. Faites donc preuve de service et d'empathie.

Une commission de sécurité ne s'improvise pas et ne peut se préparer efficacement à réception de la convocation. Elle s'anticipe sur 3 ans,minutieusement et avec systématisme.

Encadré : Qui est présent ?

La commission de sécurité réunit le préventionniste, souvent un pompier ; un représentant de la préfecture ou de la mairie, c'est d'ailleurs lui qui signe le PV sur avis du préventionniste ; les services techniques de l'urbanisme, un architecte le plus souvent ; un représentant des forces de l'ordre et bien sûr le chef d'établissement ou son représentant qui doivent absolument être présents, accompagnés du responsable technique.

A savoir

Selon le GE5 du règlement de sécurité, l'affichage du PV est obligatoire à proximité de l'accueil et doit être visible du public.

Chiffres clés

80% des feux sont d'origine électrique et 85 % d'entre eux se déclarent la nuit, où il n'y a souvent que deux personnes présentes. D'où la nécessité qu'elles soient parfaitement formées.