Quels outils pour fiabiliser et simplifier la distribution des médicaments ?

Les médicaments ne sont pas des produits ordinaires : ils peuvent soigner mais aussi tuer. C'est pourquoi les outils pour les préparer et les distribuer doivent faire l'objet d'une grande attention et d'une traçabilité à toute épreuve.

Au début de la chaîne, il y a l'ordonnance qui fait suite à la rencontre du résident et de son médecin. Ensuite cette ordonnance est transmise à l'EHPAD qui la transmet à son pharmacien, lequel prépare et envoie les médicaments. En fin de chaîne, l'infirmière distribue les médicaments aux résidents. Le médecin coordinateur observe et intervient pour fédérer les équipes autour de deux objectifs : assurer la traçabilité des actes et lutter contre la iatrogénie. L'IGAS recommande que soit mise en place une convention entre l'EHPAD et les pharmaciens d'officine mais c'est l'EHPAD qui gère le mode d'organisation de son circuit du médicament. Médecin de ville, pharmacien, médecin coordinateur, infirmières sont amenés à collaborer.

Gestion de la pharmacie

Il existe plusieurs méthodes de gestion des médicaments: la méthode traditionnelle avec une gestion réalisée par le service infirmier (piluliers pour une semaine), ou par un pharmacien de ville (le pharmacien vient chaque semaine préparer les piluliers), une méthode par blister, et la troisième par sachets.

Le blister est un pilulier à usage unique, comprenant 28 alvéoles (1 mois). Chaque blister est identifié (étiquette, numéro chambre, date de mise en circulation, nom médicament, numéro de lot). Il y a un blister par médicament. Ils peuvent être ou non rangés dans des tiroirs au nom du résidant.

Le sachet est la formule la plus récente: les robots de préparation délivrent, pour une ordonnance donnée un rouleau de doses à administrer. Dessus est inscrit le nom du résidant, le jour d'administration, l'heure, le nom du médicament.

L'offre des fournisseurs

Defer

Avec pour objectif l'amélioration continue de la sécurisation du circuit du médicament, Defer propose des solutions en fonction des contraintes de ses clients, que ces contraintes soient liées à l'infrastructure, organisationnelles ou simplement conséquences d'expériences passées. Defer a des gammes polyvalentes et modulaires de matériels, de la pharmacie jusqu'au lit du résident. L'achat ne doit pas simplement s'inscrire dans la logique d'un besoin immédiat mais doit permettre à l'utilisateur de se placer en capacité d'évoluer. C'est ainsi qu'après avoir réalisé des produits particulièrement solides, Defer a dû développer une offre de re-packaging.

Les matériels sont conformes à la nouvelle orientation de la PDA. Pour répondre aux clients qui ont fait le choix de la robotisation, Defer a engagé des partenariats avec d'autres fabricants et offre ainsi des solutions optimisées. Les aspects pratiques sont au coeur des préoccupations, en allégeant la charge des utilisateurs ils contribuent à renforcer la sécurité des process.

Euraf

"L'automate EURAF, installé dans plusieurs dizaines d'hôpitaux (depuis 2004) et plus de soixante dix officines, permet une dispensation des médicaments sous forme de sachets-doses. La machine produit un sachet par produit ou un sachet par prise, reprenant les informations du patient (nom, prénom, médecin, numéro de chambre), du ou des produits (nom, quantité, produit, forme, couleur dosage, numéro de lot, péremption). Le système permet une sécurité et une traçabilité informatique totale, conformément aux exigences de la HAS. Il est possible de mettre en place un logiciel permettant à l'infirmière de tracer l'administration des médicaments, mais le partenariat avec les logiciels EHPAD est privilégié (l'ordonnance la plus à jour devant servir de base à l'administration). De nombreuses interfaces sont déjà existantes avec les logiciels de gestion de soins en EHPAD, pour optimiser le circuit du médicament, dans l'intérêt du patient".

Medissimo

MEDISSIMO® commercialise des piluliers inviolables à préparer par le pharmacien pour améliorer l'observance de leurs sujets âgés poly médicamentés. Associé à un Système d'Information officinal innovant (SIAPDA® ou Système d'Information Assistant la Préparation des Doses à Administrer), cette préparation en pilulier est la solution efficiente pour sécuriser le circuit du médicament mais aussi pour éviter les risques et des gaspillages. MEDISSIMO® dispose d'un réseau de 500 pharmacies clientes en France et de 50 000 sujets âgés polymédicamentés. Brevet d'invention "Système Sécurisé de Suivi du Médicament". Certification ISO 9001: 2008 "Système Sécurisé de Suivi du Médicament". 12 publications scientifiques au service du bon usage des médicaments; Convention EHPAD - Officine, mise à jour 2013 " Le management pharmaceutique des traitements médicamenteux ", C. Blochet, Le Pharmacien de France, n°1233, oct. 2012.

Medgicnet

Megicnet propose depuis un an un logiciel complet de gestion des EHPAD en accès 100% full web. Le médecin saisit l'ordonnance directement dans Medgicnet. L'infirmière intègre cette ordonnance dans la file d'attente pour la pharmacie. Transmise par mail au pharmacien, les médicaments sont préparés et livrés à l'établissement. En cas de changement de dosage ou de médicament, le pharmacien peut accéder au dossier et le modifier directement sans passer par un échange de clé usb. Les données peuvent être exportées vers les robots de préparation, robots qui sécurisent la préparation et la distribution des médicaments. Le logiciel est accessible de manière sécurisée sur poste fixe ou tablette numérique.

MLS

LMS propose Robotik Technology un système robotisé de préparation des doses à administrer sous forme de sachets-doses. C'est aussi la seule technologie qui permet de préparer automatiquement les médicaments fractionnés (en ½ ou ¼ de comprimés). Plus de 400 pharmaciens ont déjà adopté la PDA robotisée. Des logiciels (Robotik BOX pharmacie et Robotik Box infirmerie-traçabilité) fiabilisent le circuit du médicament notamment dans les EHPAD (il s'interface avec le logiciel de gestion d'EHPAD). MLS fournit aussi des boites distributrices nominatives adaptées à la distribution des sachets doses.

MulTiroir

mulTiroir a fait du circuit du médicament sa grande spécialité. Ses solutions et son expertise couvrent une gamme très étoffée liée au circuit du médicament. Ainsi, il peut proposer des solutions traditionnelles de stockage et de distribution des médicaments: armoire de stockage mensuelle des dotations, armoire de stockage des préparations hebdomadaires nominatives dans les plateaux piluliers 600x400 et chariots de distribution Caméléon ou Eolia.

Depuis, bientôt 2 ans, et grâce à PDA Hebdo, la société propose une solution complète, sécurisée et tracée des différentes étapes de la logistique du médicament, de la dispensation et préparation des traitements par l'officine à l'administration effectuée par le personnel soignant. Bien entendu, cette solution s'intègre parfaitement aux outils traditionnels existants, et ne modifie en rien les habitudes de travail.

Oréus

Oréus MULTI permet de séparer et donc d'isoler les différents médicaments d'un même temps de prise. On retrouve sur l'étiquette scellant l'alvéole toutes les informations relatives à la distribution et à la sécurisation du circuit du médicament :

- Nom et prénom du résident

- Identification du jour et du temps de prise formelle, avec une codification couleur spécifique

- Liste des médicaments contenus dans l'alvéole

- Identification de chaque compartiment

- Numéro de lot et date de péremption de chaque médicament

- Liste des médicaments Hors Pilulier (en rouge) : liquide, patch, sachet, médicaments que l'on ne peut reconditionner comme les orodispersibles effervescents

- Quantité totale de médicaments présents dans le pilulier pour un contrôle rapide par les aides soignantes

- Code DATAMATRIX pour une traçabilité informatique directe par le personnel soignant.

Le logiciel Oréus Pilulier est interfacé avec la majorité des logiciels de dossier de soins du marché et permet ainsi une sécurisation accrue du circuit du médicament, permettant d'importer les plans de traitements à l'officine sans que le pharmacien n'ait à les ressaisir ce qui est source d'erreur et perte de temps.

Lors de l'envoi des plans de traitements, sont importés les prescripteurs, les dates des prescriptions, la durée du traitement. Oréus MULTI permet en outre de gérer jusqu'à 8 temps de prise différents sur une journée.

Lors de la livraison des piluliers, un bon de livraison y sera associé avec la quantité de médicaments reconditionnés et les médicaments hors piluliers en début de prescription pour les 4 semaines à venir.

Praticdose

Praticdose propose un système de pilulier durable qui a fait preuve de son efficacité depuis de nombreuses années. Ce pilulier est la base de tout le système logistique du circuit du médicament, stockage, transport et distribution. Il permet une préparation hebdomadaire dans le respect des recommandations de l'IGAS. Son format unique permet un gain de place au niveau du stockage dans les salles de soins exigus. Il permet également la distribution du médicament avec des chariots extrêmement compacts mais néanmoins contenant (70 à 84 résidents/ chariot). La maniabilité, la compacité des chariots facilite la distribution notamment au moment des repas. En outre, avec le pilulier Modulo vous pouvez conserver les médicaments dans leur blister d'origine, pas de déconditionnement/reconditionnement. Vous conservez ainsi toute l'intégrité du médicament de la préparation à la distribution dans le respect des textes et de l'AMM. Il permet de préparer pour chaque résident l'intégralité du traitement (hors sirop) dans le pilulier, ce qui est un élément de sécurité supplémentaire pour la distribution.

Afin d'améliorer encore la sécurité du circuit du médicament pour les résidents, le système Modulo est associé avec le logiciel Modulotrack qui assure une véritable traçabilité au N° de lot et date de péremption du médicament. Ainsi, la préparation peut s'effectuer en toute sécurité dans l'EHPAD ou dans une officine.